Con la factura electrónica avanzando hacia la obligatoriedad, conviene tenerlo claro: hacer una factura electrónica no es mandar un PDF por email. En esta guía te enseño cómo hacer una factura electrónica paso a paso, qué datos lleva y qué necesitas para que cumpla la ley y Verifactu.
Qué es (y qué no es) una factura electrónica
Una factura electrónica es un documento en formato estructurado (como Facturae, en XML) que puede emitirse, enviarse y procesarse de forma automática, garantizando su autenticidad e integridad. Un PDF «normal» no cuenta como factura electrónica a efectos de la obligación B2B, aunque lo mandes por correo.
Lo que necesitas antes de empezar
- Un software de facturación que emita en formato electrónico y cumpla Verifactu.
- Tus datos fiscales completos (nombre/razón social, NIF, domicilio).
- Los datos fiscales del cliente.
- En operaciones con la Administración, certificado digital para firmar (FACe).
Datos obligatorios de toda factura
- Número y serie de factura (correlativos).
- Fecha de emisión (y de operación si es distinta).
- Datos del emisor y del destinatario (con NIF).
- Descripción de los bienes o servicios.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota; retención de IRPF si procede.
- Importe total.
Cómo hacerla, paso a paso
- 1. Elige el software. Asegúrate de que emite factura electrónica estructurada y cumple Verifactu. Compara opciones en mejor software para Verifactu.
- 2. Configura tus datos de emisor una sola vez (logo, NIF, series).
- 3. Crea la factura rellenando cliente, conceptos, IVA y, si aplica, retención.
- 4. Genera el formato electrónico (el software produce el XML/Facturae y, en su caso, el registro Verifactu con su huella y QR).
- 5. Envíala por el canal que corresponda: a una empresa, por la plataforma prevista; a la Administración, vía FACe.
- 6. Conserva la factura y su registro el tiempo que exige la normativa.
Factura electrónica y Verifactu
Son cosas distintas pero complementarias: el formato electrónico regula cómo se estructura y envía la factura; Verifactu regula cómo tu software la registra para evitar el fraude. Lo aclaramos en Verifactu vs factura electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura electrónica gratis?
Sí. Hay software con plan gratuito (como Contasimple) y existirá una plataforma pública gratuita. Para volumen bajo te puede bastar.
¿Un PDF firmado vale como factura electrónica?
Para la obligación B2B no: se exige un formato estructurado procesable, no un PDF. Para particulares (B2C) el PDF sigue siendo habitual, cumpliendo Verifactu en tu software.
¿Necesito certificado digital?
Para facturar a la Administración (FACe), sí. Entre empresas, dependerá de la plataforma; tu software suele gestionar la firma.
Guía informativa, no asesoramiento fiscal. Confirma requisitos con tu asesor o la Agencia Tributaria.
Preguntas frecuentes: cómo hacer una factura electrónica
¿Necesito saber programar para crear una factura electrónica?
No. Los softwares de facturación homologados (Holded, Quipu, Billin, FacturaDirecta, etc.) generan automáticamente el archivo XML de la factura electrónica a partir de los datos que introduces (cliente, concepto, precio, IVA). No necesitas conocimientos técnicos.
¿Puedo seguir enviando facturas en PDF al mismo tiempo?
En el período de transición, muchas empresas siguen enviando PDF además del XML electrónico. Cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria, el PDF por sí solo no será suficiente para transacciones B2B (autónomo o empresa como destinatario). El XML será el documento válido; el PDF podrá enviarse además como complemento legible.
¿Cómo sé que mi factura electrónica ha llegado correctamente?
Las plataformas de intercambio de factura electrónica generan acuses de recibo automáticos. Cuando el destinatario descarga o acepta la factura en su sistema, tú recibes una notificación. Esto da trazabilidad completa del proceso de envío/recepción, algo que el email no puede garantizar.
¿Qué pasa con las facturas de clientes extranjeros fuera de la UE?
La obligación de factura electrónica se aplica a las transacciones en territorio español. Para facturas a clientes fuera de la UE, la normativa española de factura electrónica no les aplica directamente, aunque el país del cliente puede tener sus propias normativas de facturación electrónica.
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