Si eres autónomo o tienes una pyme en España, Verifactu te afecta. No es opcional, no es para «grandes empresas» y no se trata solo de un cambio técnico: cambia cómo facturas, qué software puedes usar y qué pasa si te equivocas.
Voy a explicarte qué es Verifactu, a quién obliga, cuándo entra en vigor y cómo cumplirlo sin tirar dinero ni complicarte la vida. Sin jerga innecesaria, sin marketing de software, sin frases hechas.
En una frase: ¿qué es Verifactu?
Verifactu es el sistema obligatorio que usa Hacienda para verificar que las facturas que emites son reales y no se pueden manipular después.
Más en concreto: el Real Decreto 1007/2023 (publicado el 5 de diciembre de 2023) define los requisitos que debe cumplir cualquier software de facturación usado en España. Si tu software cumple esos requisitos y envía los datos voluntariamente a Hacienda en tiempo real, se le llama «sistema Verifactu». Si los cumple pero no los envía en tiempo real, sigue siendo un «Sistema Informático de Facturación» (SIF) válido, pero con condiciones distintas.
En la práctica: a partir del 1 de enero de 2026, casi todos los autónomos y pymes deben usar un software de facturación que cumpla el RD 1007/2023. Adiós a facturar con un Excel maquillado o con un Word con tu logo. Hacienda lo verá.
¿A quién obliga Verifactu?
A casi todos. Pero los matices importan.
Obligados sí
- Autónomos personas físicas que emiten facturas a otras empresas (B2B) o a la administración pública.
- Sociedades mercantiles (SL, SA, etc.) excepto las grandes empresas ya inscritas en el SII.
- Profesionales (abogados, arquitectos, consultores, periodistas freelance, dentistas, fisioterapeutas…).
- Quien factura B2C con factura simplificada (los antiguos tickets) usando software — si el software emite el documento, el software debe cumplir.
Obligados no (o por otra vía)
- Empresas inscritas en el Suministro Inmediato de Información (SII) de Hacienda — que es para empresas con facturación >6 millones de €, IVA mensual o grupos. Estas siguen con SII como hasta ahora.
- Empresas con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra que ya operan bajo TicketBai/BATUZ. Ojo: si operas en territorio común pero tienes actividad en País Vasco, hay reglas mixtas — consulta tu caso específico.
- Operaciones puntuales que no requieren factura emitida.
¿Cuándo entra en vigor? El calendario real
Aquí hay confusión generalizada porque el calendario se ha movido. Te lo aclaro con lo que está vigente hoy:
- 1 de julio de 2025: fecha original — retrasada por presión del sector software y ritmo de homologación.
- 1 de enero de 2026: fecha actual de aplicación obligatoria para autónomos y sociedades en territorio común. Aquí estás ya.
- Durante 2025-2026: período de gracia voluntario. Hacienda fomenta el uso anticipado sin penalizar.
El plazo no se va a mover otra vez. Si todavía usas Excel para facturar o un software no homologado, tienes que cambiar ya. No esperes a diciembre.
¿Qué requisitos técnicos exige Verifactu a tu software?
El RD 1007/2023 y la Orden Ministerial HFP/1177/2024 establecen 9 requisitos técnicos que todo software debe cumplir:
- Integridad: los registros no se pueden alterar después de generados.
- Conservación: todos los registros se guardan durante al menos 4 años (período de prescripción fiscal).
- Accesibilidad: la AEAT puede acceder a los registros en cualquier momento.
- Trazabilidad: cada factura tiene un hash encadenado con la anterior (como un blockchain ligero).
- Inalterabilidad: si modificas una factura, se crea un registro nuevo — el original no se borra.
- Identificación del software: cada SIF tiene un identificador único registrado en la AEAT.
- Declaración responsable: el fabricante del software firma una declaración de cumplimiento ante la AEAT.
- QR obligatorio en cada factura: cada factura impresa o PDF lleva un código QR con datos clave.
- Posibilidad de envío a la AEAT en tiempo real (esto convierte el SIF en «sistema Verifactu» cuando se activa).
¿Qué significa esto para ti? Que no puedes seguir facturando con Word, Excel, Google Docs o cualquier app no certificada. Necesitas un software cuyo fabricante haya hecho la declaración responsable ante la AEAT.
¿En qué se diferencia Verifactu de TicketBai, SII y la factura electrónica B2B?
Esta es la pregunta que más confusión genera. Te lo desbrozo:
| Sistema | Territorio | Obligados | En vigor |
|---|---|---|---|
| Verifactu (RD 1007/2023) | Territorio común (toda España menos PV+Navarra) | Casi todos los autónomos y pymes | 1 enero 2026 |
| TicketBai / BATUZ | País Vasco (3 diputaciones forales) | Autónomos y pymes vascos | 2022-2024 (escalonado) |
| SII (Suministro Inmediato Información) | Toda España | Grandes empresas (>6M€/año, IVA mensual, grupos) | 2017 (vigente) |
| Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | Toda España | Empresas y autónomos que facturan entre sí | 2026-2027 (escalonado por tamaño) |
Ojo importante: Verifactu y factura electrónica B2B son dos cosas distintas que se solapan. Verifactu regula cómo se genera la factura (el software). La factura electrónica B2B regula cómo se transmite la factura (en formato estructurado entre las partes). Si eres autónomo, te van a afectar las dos cosas en distintos plazos.
¿Qué sanciones hay si no cumples Verifactu?
La Ley General Tributaria (modificada por la Ley 11/2021 antifraude) establece sanciones específicas:
- Usar software que no cumpla los requisitos técnicos: multa de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal (art. 201 bis LGT).
- Fabricantes de software no homologado: hasta 150.000€ por ejercicio y tipo de software comercializado.
- Tener doble contabilidad o software que permita ocultar ventas: hasta 50% de la cuota defraudada + sanción penal en casos graves.
- No conservar registros de facturación: multa fija de 1.000€ por período.
Estas cifras son los máximos legales. Las multas reales que se han aplicado en sistemas equivalentes (TicketBai en País Vasco) han sido en el rango de 600-6.000€ para pymes y autónomos en casos de incumplimiento puntual. Pero si Hacienda detecta uso sistemático de software no válido para ocultar ingresos, la multa puede llegar arriba.
¿Cómo cumplir Verifactu? Checklist paso a paso
- Identifica qué software usas hoy para emitir facturas. Si es Word, Excel, Google Docs o cualquier app no específicamente de facturación — tienes que cambiar.
- Consulta la lista de software homologado en la web de la AEAT (sede.agenciatributaria.gob.es). Hacienda publica el listado actualizado de fabricantes que han presentado declaración responsable.
- Elige software según tu perfil: autónomo individual, pyme con empleados, ecommerce, profesional liberal. No todos sirven para todos los casos. Aquí tienes la comparativa actualizada.
- Migra tus datos históricos de facturación. La mayoría del software actual permite importar Excel o CSV de facturas anteriores para tener todo en un mismo sitio.
- Configura tus datos fiscales en el nuevo software: NIF, dirección fiscal, régimen de IVA, retenciones IRPF, número de factura siguiente.
- Emite una factura de prueba y verifica que aparece el QR obligatorio en el PDF generado.
- Decide si activas el envío a la AEAT en tiempo real (modo «Verifactu») o solo cumples el SIF. El modo Verifactu te da algunas ventajas (período de prescripción menor, simplificación de la conservación) pero implica que Hacienda ve todas tus facturas instantáneamente.
- Forma a tu equipo si tienes empleados que emiten facturas. Cero excusas.
¿Te conviene activar el modo Verifactu o quedarte solo en SIF?
Esta es la pregunta clave que casi nadie te explica con honestidad. Te lo desgloso:
Ventajas de activar el modo Verifactu (envío a AEAT)
- El período de prescripción se reduce: en lugar de 4 años de conservación obligatoria, pueden ser menos en algunos supuestos.
- Menos riesgo de inspección: si Hacienda ya tiene tus datos en tiempo real, es menos probable que te requieran específicamente.
- Simplificación declarativa: en el futuro, Hacienda planea que tus modelos 303 (IVA trimestral) y 130 (IRPF) se autocompleten con los datos enviados.
Ventajas de quedarte solo en SIF (sin envió automático)
- Privacidad de tus operaciones: Hacienda solo las verá cuando tú las declares en los modelos trimestrales o cuando te pidan acceso.
- Más margen para correcciones internas antes de que la factura sea «oficial» en Hacienda.
Mi recomendación honesta: si tu actividad es limpia y no tienes nada que ocultar (que debería ser el caso), activa el modo Verifactu desde el principio. Las ventajas pesan más, especialmente la simplificación declarativa futura. Si tu actividad tiene matices complejos (devoluciones frecuentes, rectificaciones, recargo de equivalencia), consulta con tu asesor antes.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Puedo seguir facturando con Excel hasta diciembre de 2025?
Sí, técnicamente. Pero estarías tirando esfuerzo: vas a tener que migrar igualmente, y cuanto antes lo hagas, menos riesgo de lío en la transición. Además, hay software gratuito válido para Verifactu, así que el coste de cambiar ya es 0.
¿Qué pasa si emito una factura «fuera del sistema» en papel?
Las facturas en papel manuscritas siguen siendo legales si no usas software para emitirlas. Pero el momento que abras Excel o cualquier app y le pongas datos de la factura, esa app debe cumplir el RD 1007/2023. En la práctica: si eres autónomo moderno, no vas a emitir facturas a mano.
¿Mi gestoría hace las facturas por mí. ¿Tengo que hacer algo?
Sí. La responsabilidad legal del cumplimiento es tuya, no de la gestoría. Asegúrate de que el software que usa tu gestoría está en la lista de homologados de la AEAT. Si tienes dudas, pídele a tu gestoría confirmación por escrito.
¿Hay software Verifactu gratuito?
Sí. Algunas opciones gratuitas que cumplen el RD 1007/2023: Contasimple (versión gratis limitada), FacturaScripts (open source), Billin (plan gratuito hasta cierto volumen). Cada uno tiene limitaciones — te las explico en el análisis comparativo de software Verifactu 2026.
¿Verifactu envía mis facturas en tiempo real a Hacienda automáticamente?
Solo si activas el modo Verifactu en tu software. El RD 1007/2023 te obliga a que tu software pueda enviar los datos, pero el envío activo es voluntario (de momento). Si lo activas, ganas algunas ventajas (período de prescripción reducido). Si no lo activas, sigues siendo SIF válido pero Hacienda no ve tus facturas hasta que las declares tú.
¿Qué pasa con las facturas rectificativas?
El software debe permitir emitir facturas rectificativas con su propio número y referencia a la original. La factura original no se borra ni se modifica. Esto significa que toda corrección genera un registro auditable. Es buena noticia: te protege ante reclamaciones de clientes y simplifica la trazabilidad fiscal.
El siguiente paso: elegir software
Ya sabes qué es Verifactu, a quién obliga, cómo cumplirlo y qué pasa si no lo haces. Lo que te queda: elegir el software adecuado para tu perfil.
No hay un «mejor software Verifactu» universal. Depende de si eres autónomo individual, profesional liberal, pyme con empleados, ecommerce o si tienes una gestoría detrás. En la comparativa completa de software Verifactu 2026 analizo Holded, Quipu, Contasimple, FacturaDirecta, Sage, Anfix y otros, con precios reales, capturas y veredicto por perfil de usuario.
Si te ha resultado útil esta guía, compártela con otro autónomo que esté dándole vueltas al tema. Verifactu llega sí o sí, y cuanto antes lo entiendas, más tranquilo arrancas 2026.