La factura electrónica obligatoria es una de las grandes novedades para empresas y autónomos en España. Llega de la mano de la Ley Crea y Crece y obligará a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B). En esta guía te explico, sin tecnicismos, a quién afecta, cuándo entra en vigor y qué deberías hacer ya para no llegar tarde.
Qué es la factura electrónica obligatoria
No hablamos del PDF que mandas por email. La factura electrónica obligatoria es un documento con un formato estructurado (legible por máquinas) que se emite, transmite y recibe a través de plataformas conectadas, dejando constancia de su entrega y de su estado (aceptada, rechazada, pagada). El objetivo es reducir la morosidad y dar trazabilidad a las operaciones comerciales.
¿A quién afecta?
A prácticamente todas las empresas y autónomos en sus operaciones B2B (con otras empresas o profesionales). Las operaciones con consumidores finales (B2C) quedan, en general, fuera de esta obligación concreta, aunque sí están sujetas a otras normas como Verifactu.
- Grandes empresas y pymes: obligadas a emitir y recibir factura electrónica B2B.
- Autónomos: también obligados en sus facturas a otras empresas o profesionales.
- Operaciones con particulares (B2C): fuera del alcance de esta obligación específica.
Calendario: ¿cuándo entra en vigor?
Aquí toca ser honesto: la obligación es escalonada y los plazos definitivos dependen de la publicación del reglamento que la desarrolla. El esquema previsto funciona así:
| Tipo de empresa | Plazo previsto desde la aprobación del reglamento |
|---|---|
| Facturación anual superior a 8 millones € | El primer grupo en estar obligado (aproximadamente 1 año después) |
| Resto de empresas y autónomos | Más adelante (aproximadamente 2 años después) |
Es decir: primero entran las empresas más grandes y, un tiempo después, el resto del tejido empresarial y los autónomos. Confirma siempre las fechas exactas en la sede de la Agencia Tributaria o con tu asesor, porque el calendario se ha ido ajustando.
Factura electrónica y Verifactu: no son lo mismo
Es la confusión más habitual. Son dos obligaciones distintas que conviven:
- Verifactu regula cómo tu software genera y registra las facturas (sistema antifraude). Lo explico en qué es Verifactu.
- Factura electrónica B2B regula el formato y el envío de las facturas entre empresas.
Tienes la comparación detallada en diferencia entre Verifactu y factura electrónica.
Qué deberías hacer ya (aunque no te obligue todavía)
- Revisa tu software de facturación. Asegúrate de que tu proveedor está adaptando el producto a la factura electrónica y a Verifactu. Mira nuestras reviews de software de facturación.
- Digitaliza tus procesos. Si aún facturas en Word o Excel, ve migrando a una herramienta que lo automatice.
- Forma a tu equipo en recibir y aceptar facturas electrónicas, no solo en emitirlas.
- Habla con tu gestoría para alinear el cambio con tu contabilidad.
Plataforma pública o privada
Podrás cumplir a través de la plataforma pública gratuita o mediante una plataforma privada (tu software de facturación conectado). Cada opción tiene ventajas según tu volumen y necesidades; lo analizamos en plataforma pública vs privada.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF enviado por email cuenta como factura electrónica?
No a efectos de esta obligación. La factura electrónica B2B exige un formato estructurado que las plataformas puedan procesar, no un simple PDF.
Soy autónomo y solo facturo a particulares, ¿me afecta?
La obligación de factura electrónica es para operaciones B2B. Si solo facturas a consumidores finales, no te aplica esta norma concreta, pero sí debes cumplir Verifactu con tu software.
¿Tendré que pagar por una plataforma?
Habrá una plataforma pública gratuita. Muchas empresas optarán igualmente por una privada (su software) por comodidad e integración, pero no es obligatorio pagar para cumplir.
¿Cuándo me obliga exactamente?
Depende de tu facturación y de la fecha de publicación del reglamento. Las grandes empresas primero y el resto después. Revisa el calendario oficial actualizado para tu caso.
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, consulta con un asesor.
