Revisión normativa: 15 de julio de 2026. Fechas contrastadas con la AEAT y normativa vigente.
Si tienes una pyme de 1-50 empleados que emiten facturas, Verifactu te llega con matices distintos a los del autónomo unipersonal. Tienes que pensar en: software multi-usuario, control de quien emite qué, formación del equipo, integración con tu ERP existente y cómo evitar que la transición te rompa la operativa.
Lo que cambia para una pyme vs un autónomo unipersonal
- Software multi-usuario obligatorio: cada empleado que emite facturas tiene su propia cuenta con permisos. Cero «todos comparten el mismo login».
- Auditoría de quien emitió qué: el RD 1007/2023 exige trazabilidad por usuario. Tu software debe registrar quién creó cada factura.
- Integración con ERP o software existente: si tienes SAP, Microsoft Dynamics, Odoo o similar, hay que conectar o cambiar el módulo de facturación.
- Formación del equipo: alguien tiene que explicar el cambio a los empleados que facturan. Cero suposiciones.
Software recomendado por tamaño
- Pyme 1-5 empleados: Holded Estándar (29€/mes, 3 usuarios) o Quipu Pyme (35€/mes).
- Pyme 5-15 empleados: Holded Avanzado (49€/mes, 5 usuarios) o Sage 50 Standard.
- Pyme 15-50 empleados: Holded Premium (89€+/mes) o Sage 50 Premium o software ERP con módulo Verifactu certificado.
- Si ya usas SAP/Odoo/Dynamics: probablemente toca módulo add-on específico para Verifactu del propio fabricante. Consulta con tu integrador.
Roadmap recomendado de migración
- 1 mes antes: identificar software actual, verificar homologación. Si no la tiene, elegir reemplazo.
- 3 semanas antes: contratar nuevo software, configurar cuentas por empleado, importar datos históricos.
- 2 semanas antes: emitir facturas de prueba con cada empleado. Verificar QR y schema.
- 1 semana antes: formación del equipo (1-2 horas), documento de procedimiento interno.
- Día 1 de aplicación: switch officials. Mantener software antiguo accesible solo lectura para consulta histórica.
Lo que no cambia (afortunadamente)
- Si estás en SII (más de 6M€ facturación), sigues con SII. Verifactu no te afecta.
- Las facturas a consumidor final (B2C) que ya emitías con TPV homologado siguen igual si el TPV es certificable.
- Los registros antiguos (anteriores a la fecha de adaptación) no necesitan migrarse al sistema Verifactu.
Si tu pyme combina Verifactu con la Ley Crea y Crece (factura electrónica B2B), te encuentras con dos obligaciones que pueden simplificarse con el mismo software si eliges bien.
Verifactu para pymes: implementación práctica
Para una pyme pequeña (2-10 empleados, con facturación a otras empresas), Verifactu implica principalmente adaptar el software de gestión o ERP que ya estén usando. La mayoría de los ERPs y softwares de facturación comerciales (Holded, Sage, A3, ContaPlus) ya incluyen la actualización Verifactu. Si vuestro software tiene más de 2-3 años sin actualizaciones, es el momento de revisar si el fabricante tiene la adaptación disponible.
Las pymes que más cuidado deben tener son las que desarrollan software propio para emitir facturas. Estos sistemas deben cumplir los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023 por sí mismos, o bien conectarse a un sistema certificado. El coste de adaptar software propio puede ser significativo.
Sectores con particularidades en pymes
Hosteleria y restauración: Los TPV (terminales punto de venta) también están afectados por Verifactu. Si emites tickets o facturas simplificadas desde un TPV, el sistema de TPV debe ser homologado. Existen TPVs específicos para hosteleria ya adaptados.
Comercio minorista: Si emites facturas a particulares (sin NIF), puedes usar facturas simplificadas (tipo ticket). El software debe gestionar ambos tipos: simplificada para B2C y completa para B2B. Verifactu aplica a ambos.
Pymes con gestoría externa: Si vuestra gestoría emite las facturas en vuestro nombre desde su software, la responsabilidad de cumplir Verifactu es suya. Verificad que vuestra gestoría usa software adaptado al reglamento y que tendréis acceso a los registros de facturación generados.
¿Cuál es la sanción para pymes que incumplen Verifactu?
Las sanciones pueden llegar a 50.000€ por ejercicio en casos de incumplimiento grave, con mínimos establecidos por tipo de infracción. Para pymes con software no adaptado en el plazo legal, la responsabilidad es del titular de la actividad, no del proveedor de software.
Verifactu en pymes con software de gestión integrado
Las pymes que ya usan un ERP o software de gestión (Holded, Sage, Business Central) tienen una ventaja: la adaptación a Verifactu se hace a nivel de sistema sin que los empleados necesiten cambiar su flujo de trabajo. El modulo de Verifactu se activa en la configuración del software y cada factura emitida queda automáticamente registrada en la AEAT. El riesgo está en las pymes que usan Excel o herramientas legacy sin homologar: tienen que migrar a software compatible y eso implica formación del equipo y posiblemente migración de datos históricos.
Para las pymes con múltiples usuarios accediendo al software de facturación, hay que asegurarse de que todos los perfiles de usuario están configurados para que las facturas que emitan pasen por el módulo Verifactu. En Holded y Sage esto es global (afecta a todos los usuarios), pero en algunos sistemas pequeños puede ser una configuración por usuario que se puede pasar por alto.
